Viajar com amigos é uma das experiências mais bacanas da vida, na qual você pode conviver mais com eles, conhecê-los melhor e ainda criar histórias que serão lembradas por muito tempo, seja em uma viagem de final de semana ou em uma aventura no deserto.
Mas, para que essa experiência dê certo e só traga boas lembranças, é necessário ter um pouco de organização antes de colocar o pé na estrada.
Combinar antes todos os passos e atividades no destino, ter um orçamento organizado e roteiros que atendam a todos os gostos são pontos importantes para que a aventura seja memorável para todos do grupo. E não se esqueça de utilizar a tecnologia a seu favor.
Confira abaixo algumas dicas para organizar viagens em grupo!
Tenha a organização em primeiro lugar
O primeiro passo na hora de organizar viagens em grupo é colocar tudo em um papel ou um arquivo no computador que possa ser compartilhado com todos. Marque um encontro com os participantes do passeio para definir as ações até a data de partida.
Nesse arquivo criado, inclua os nomes dos participantes, qual o local de hospedagem ou as opções já levantadas, sugestões de roupas e equipamentos para levar. Caso o transporte seja dividido, organize um roteiro com o horário certo e ponto de encontro para pegar cada um dos membros do grupo.
Escolha bem os amigos
Definir quem estará no grupo de viagem é um dos fatores que leva ao sucesso ou fracasso do evento. É bacana misturar as turmas, sejam dos amigos da escola, do trabalho, da vizinhança, mas as pessoas precisam ter algo em comum, mesmo que seja a vontade de conhecer aquele destino.
Fazer uma pequena reunião presencial no início da organização da viagem com quem está interessado pode ser uma boa iniciativa para que as pessoas se conheçam e identifiquem afinidades.
Faça uma checklist de documentos
O destino de vocês exige um documento especial para entrar? Pede visto ou dá autorização no local? Que vacinas são exigidas para entrar naquela região? Parecem informações bobas, mas seu grupo precisa checar se tem a documentação para embarcar. Ninguém quer voltar para casa do aeroporto ou atrasar a viagem por falta de um visto ou vacina.
Outro ponto importante é saber de quais remédios cada um faz uso contínuo e entender se o destino exige algum documento do médico confirmando a necessidade de uso do medicamento.
Detalhe o orçamento na ponta do lápis
Nas viagens em grupo, os gastos são individuais e coletivos. Cada um dos viajantes pode ficar responsável por comprar sua passagem para chegar ao destino, mas existem contas que devem ser compartilhadas e decididas no coletivo, como o pagamento da hospedagem, transporte dentro do destino, alguns passeios e até refeições.
Designe alguém do grupo para ficar responsável por esse controle do dinheiro e cobrança dos pagamentos adiantados, evitando dores de cabeça sobre pagamentos feitos ou não durante a viagem. É bom também submeter qualquer dúvida em relação aos gastos aos participantes, antes de tomar uma decisão final.
Caso seu grupo tenha tempo para juntar dinheiro para uma aventura mais cara, vocês podem criar uma poupança para adiantar os depósitos mensais.
Divida responsabilidades da viagem em grupo
Mesmo estando à frente da organização do passeio, você não precisa ficar responsável por todos os pontos da organização. Tente identificar as habilidades dos participantes de seu grupo e divida as tarefas entre eles.
Sempre tem alguém que sabe mais ler mapas, outro que gosta de pesquisar horários de transportes e aquele que é bom em usar uma planilha para controlar os gastos. A viagem pode ser um bom motivo para que vocês se encontrem semanalmente!
As responsabilidades sobre a organização devem estar com quem está disposto a colaborar para o sucesso da empreitada. Caso alguém se sinta sobrecarregado com suas atribuições, deve tentar dividir com outros voluntários.
Crie roteiros flexíveis
Não tente impor seus gostos na hora de montar o roteiro da viagem em grupo. Quem ficar responsável por isso deve deixar alguns espaços nos quais os membros do grupo tenham a liberdade de fazer algum passeio e atividade sozinhos ou possam ficar curtindo a hospedagem.
Deixe os trajetos principais do destino para que todos façam juntos e liste opções variadas que atendam o grupo, mas que possam ser feitas ou não em grupos. Ter um roteiro definido antes da viagem ajuda a economizar dinheiro, encontrar as melhores opções de deslocamento e evitar transtornos durante o percurso, como não conseguir comprar ingressos para atrações disputadas.
Mas o roteiro também precisa ser flexível, para as surpresas que possam surgir ao longo da viagem, permitindo que vocês conheçam lugares que às vezes não estão listados nos guias pesquisados.
Busque descontos e adiante as reservas
Grupos grandes muitas vezes são tidos como preferenciais em companhias aéreas e hotéis. Antes de comprar passagens ou fazer reservas, confira se, no seu destino, as acomodações escolhidas dão desconto para grupos que fizerem a reserva juntos e alerte seus amigos.
Falando nisso, é importante olhar na programação se há alguma atração ou restaurante muito badalado, para fazer uma reserva antecipada. Assim, vocês evitam filas e ainda garantem que todos aproveitarão daquele local ou conseguirão se hospedar juntos, como foi programado no roteiro.
Use a tecnologia a seu favor
Atualmente, o celular e o computador são os melhores amigos de qualquer viajante. São muitos os aplicativos que ajudam na organização de uma viagem, seja ela individual ou em grupo. Além dessas ferramentas de pesquisa, você ainda pode usar outras que ajudam na organização da viagem.
Crie um grupo no WhatsApp ou no Facebook, para que vocês possam trocar informações antes da viagem e se comunicar sem gastar muito durante o passeio. Sites de compartilhamento, como o Google Drive e o Trello, são interessantes para compartilhar agendas e tarefas entre os viajantes, que conseguirão organizar a viagem sem estar no mesmo ambiente.
Agora que você já sabe algumas dicas de como planejar viagens em grupo, leia este outro post e chame seus amigos para embarcar nessa aventura!
